Sta jij er wel eens bij stil hoeveel voorraad een bedrijf of organisatie nodig kan hebben om alles op rolletjes te laten lopen? Een organisatie met 73 locaties door heel Nederland bijvoorbeeld? Dat is een heleboel, kunnen wij je vertellen! Met onze slimme geautomatiseerde systemen hebben wij Kindergarden mogen helpen aan een efficiënte warehouse oplossing waar zij dagelijks profijt van hebben als het gaat om voorraadbeheer en communicatie. Daar vertellen we uiteraard graag meer over!
Via onze partner Marvia kwamen we in contact met Kindergarden, een professionele organisatie voor kinderopvang. Met meer dan 2000 medewerkers op 73 locaties in Nederland, zetten zij zich dagelijks in voor de toekomst van nieuwe generaties.
In eerste instantie was Kindergarden op zoek naar meer informatie over efficiënte warehouseoplossingen en waren ze benieuwd hoe wij dit voor onze klanten organiseren. Aan de hand van twee kennissessies hebben wij Kindergarden meegenomen door ons slimme warehouse. Zo konden zij ontdekken wat eventuele valkuilen zijn en hoe wij dit voor onze klanten uit handen nemen.
Kindergarden bleek enthousiast, want een tijdje later kregen we de vraag om mee te doen aan een Request For Pricing! Na een uitgebreid proces, inclusief bedrijfsbezoek, werd deze opdracht aan ons gegund! Het zal je niet verbazen dat we dolenthousiast waren om onze diensten aan te mogen bieden aan Kindergarden! Hierna ging het werk pas echt beginnen!
Nadat alle wensen in kaart waren gebracht, heeft onze IT’er Wilco een koppeling gebouwd tussen de bestaande portal van Kindergarden en ons MediaCenter warehouse-systeem. Daarna zijn alle Kindergarden producten bij ons bezorgd, ingescand, één voor één ingeladen in de portal en daarna netjes opgeborgen in het warehouse.
Eén van de wensen van Kindergarden was een duidelijke visualisatie van de producten. Om dat te realiseren hebben we van alle producten foto’s of mock-ups gemaakt. Het is natuurlijk wel zo handig als de gebruikers van de bestelportal goed kunnen zien om welk product het precies gaat.
John Boere, Accountmanager binnendienst bij MediaCenter Rotterdam, vertelt meer over de handigheden van de portal van Kindergarden: “Naast voorraad hebben we nu ook Printing On Demand artikelen gekoppeld in de portal van Kindergarden. Zo kan iemand ook gewoon 20 posters bestellen, die direct bij ons op de machine worden geproduceerd en verzonden. We zorgen zo dat Kindergarden zo min mogelijk printwerk op voorraad hoeft te hebben, waarmee zij verspilling tegengaan en dus duurzamer werken. En dat is perfect voor een partij die duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan!”
In het kader van duurzaamheid zorgen wij er ook voor dat verschillende producten na gebruik weer opgehaald worden. Denk hierbij vooral aan promotiemateriaal na een event of beurs. Zo zorgen we er samen voor dat producten, zoals een beursdesk of beachflag, kunnen worden hergebruikt door verschillende locaties!
Alle Kindergarden-locaties in Nederland hebben een eigen inlog tot de portal. Zo kunnen zij zelf de producten bestellen die zij nodig hebben. Om te beginnen ging het om de bestaande producten van Kindergarden, die inmiddels in ons warehouse lagen. Denk dan aan notitieboeken, kleding voor het team, paraplu’s en regenbroeken. Maar ook producten die gebruikt worden op een beurs zoals zuilen, beursdesks en beachflags. Zodra een gebruiker producten bestelt via de portal, zorgen wij er bij MediaCenter voor dat de spullen zo snel mogelijk worden verzameld en verzonden naar het juiste adres!
De beheerders van de portal hebben op elk moment inzicht in de voorraad van alle Kindergarden producten en krijgen een melding wanneer het tijd wordt om producten bij te bestellen.
Ook Marjolein Hermes – Wetzels, Projectmanager Marketing bij Kindergarden, was vanaf het eerste moment te spreken over onze samenwerking:
‘Vanaf de eerste gesprekken merkten we gelijk al dat MediaCenter een bak aan ervaring heeft en wel houdt van een uitdaging. We hebben het dan ook als heel fijn ervaren dat er continue met ons mee werd gedacht en er altijd gezocht werd naar een oplossing. Nu alles is ingeregeld worden we dagelijks ontzorgd omdat de bestellingen volgens de afgesproken Service Level Agreement worden afgeleverd en hebben we veel beter inzicht in onze voorraad. Daardoor kunnen we nu vooruitkijken; hoe kunnen we ons voorraadbeheer verder optimaliseren en met welke producten kunnen we ons assortiment verder uitbreiden?’
Hoewel Kindergarden pas sinds de zomer van 2023 klant is, wordt de samenwerking nu al iedere dag hechter. Zij weten ons ook te vinden voor het realiseren van mooie relatiegeschenken en fulfilment klussen! Zo mochten we laatst nog aan de slag met maken en verzenden van gepersonaliseerde badjassen voor een win-actie. Door de badjassen te verzenden in een bijpassende luxe cadeaudoos, sloot het geschenk compleet aan bij de stijl van het 25-jarig bestaan van Kindergarden!
